Утверждены Постановлением
Государственного комитета СССР по стандартам
от 24 сентября 1986 г. N 2781.
Срок введения установлен
1 июля 1987 года.
1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Осн овные положения» в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее – организациях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами < sup>1 .
1.2. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной т ехники.
1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.
1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими организациями организационно – техническими усл овиями, обеспечи вающими возможность обмена документами на этих носителях.
1.5. Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и на предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.
1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов государственного арбитража 2 и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативн ых и иных общ ественных организаций определяется этими органами и организациями.
1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организациями – сторонами информационного обмена, рекомендуется договор о порядке обмена документами на машинн ых носителях (да лее – Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец примерного договора приведен в приложении 1 (не приводится).
1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, утверждены и зарегистрированы в установленном пор ядке.
1.9. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ 6.10.3-83.
1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.
1.11. Организация – создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином об язательном для с торон нормативном акте.
1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, изготовленные и размеченные без учета требований государственных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации – пользователи возвращают организации – создателю докумен та с указанием к онкретной причины возврата в сопроводительном письме.
1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 в министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением) данной организации.
1.14. В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 (перечень мероприятий должен быть оформлен в виде плана – графика внедрения стандарта согласно существующему по рядку внедрения государственных стандартов):
разработку мероприятий по проведению проверок соблюдения порядка внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84.
1.15. Планом мероприятий по внедрению и применению стандарта может быть предусмотрено его опытное внедрение.
Опытное внедрение стандарта должно состоять в организации обмена документами на машинных носителях в коммуникативном формате с ограниченным числом абонентов и номенклатурой документов и может осуществляться в три этап а:
анализ и оформление результатов опытного внедрения.
1.16. По итогам опытного внедрения уточняются:
действующие инструкции для лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортированию, передачу и прием документов на машинных носителях.
2.1. Требования ГОСТ 6.10.4-84 распространяются на документы на машинных носителях и машинограммы. К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибки е магнитные диск и) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).
2.2. Технические параметры документов, создаваемых средствами вычислительной техники, должны отвечать требованиям:
соответствия последовательности расположения реквизитов на машинных носителях государственным стандартам.
2.3. Создание документов на машинных носителях и машинограмм может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устрой ств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.
2.4. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием является наличие юридической силы первичных документов, с которых осущест вляется запись.
2.5. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием их юридической силы является наличие инфо рмации, зафиксир ованной в установленном порядке, который позволяет идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации. Данное условие должно быть отражено в Договоре.
2.6. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием их юридической силы является достоверность соответствующ их данных (пп. 2 .4 – 2.5) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.
2.7. Технологический процесс обработки данных и их преобразования в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, допускающему возможность контроля за правильностью алгоритмов и программ, по которым ведет ся обработка дан ных на средствах вычислительной техники.
2.8. Для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на машинном носителе.
2.9. При обмене документами на машинных носителях организации обязаны учитывать, транспортировать и хранить их в соответствии с устанавливаемыми министерствами и ведомствами порядком и условиями, обеспечивающими сохра нность данных, з аписанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа 3 . Данные условия должны быть оговорены в Договоре.
2.10. В сопроводительных документах и на упаковке документа на магнитном носителе, пересылаемого авиапочтой, следует указывать на недопустимость применения электромагнитных видов спецконтроля.
2.11. Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью документа должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно на носитель необходимо наклеивать этикетку.
2.12. При получении документа на машинном носителе с признаками нарушения мер его зашиты, описанных в сопроводительном письме, организация – пользователь вправе (если Договором или нормативным актом не предусмотрено и ное) рассматрива ть его как заведомо недостоверный и, опечатав документ своими печатями, отправить его обратно.
2.13. Документы на машинных носителях и машинограммы в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 представляют организации – пользователю с сопроводительным письмом.
Для документов на машинных носителях к сопроводительному письму допускается прилагать описание информационной характеристики документа и фрагменты начала и конца записанной информации.
В описании информационной характеристики документа на машинном носителе должно быть указано наименование документа, имена и номера файлов (набора данных), формат записи и др. Описание информационной характеристики док умента на магнит ной ленте приведено в приложении 3 (не приводится).
Объем фрагментов начала и конца записанной информации, необходимый для проведения входного контроля, определяется организациями, осуществляющими обмен документами на машинных носителях.
Если на машинном носителе записано несколько документов, то на каждый из них следует заполнять отдельное описание информационной характеристики документа.
Данные условия устанавливаются в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте.
2.14. Основные требования к организации учета, выдачи и хранения документов на машинных носителях приведены в РД 50-524-84 4 .
2.15. На изменения распространяются требования ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих указаний как к документу на машинном носителе.
Порядок регистрации изменений установлен в РД 50-524-84.
Подлинники документов используют только для изготовления дубликатов и копий, а также внесения изменений. Держателем подлинника является организация – создатель документа.
2.16. Изменения документа на машинном носителе подразделяются на изменения обязательных реквизитов или содержательной части информационной записи документа.
Основанием для внесения изменений являются извещения об изменениях, которые подготавливаются по форме извещений об изменениях классификаторов, устанавливаемых отраслевыми (ведомственными) положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации или в иной форме, предусмотренной Договором или нормативным актом о порядке обмена.
2.17. Изменения содержательной части информационной записи документа подразделяются на изменения, которые могут быть внесены без разрешения руководителя организации (опечатки, знаки) или только с разрешения руководите ля организации, если изменяется сущность конкретного вопроса.
2.18. Внесение изменений в документы на бумажных машинных носителях – по ГОСТ 2.034-83.
2.19. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе должны быть установлены в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте 5 .
2.20. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копни измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих Методических указаний.
3.1. ГОСТ 6.10.4-84 устанавливает следующую последовательность записи обязательных реквизитов – идентификационный код и наименование. Примеры:
реквизит «Наименование организации – создателя документа»:
000450 8 Государственный комитет СССР по стандартам
477625 4 Главный научно – исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов
реквизит «Местонахождение организации – создателя документа»:
1145 Москва
2600 г. Вильнюс
реквизит «Наименование документа»:
0607911 3 Отчет о наличии и состоянии сельскохозяйственной техники
1601005 8 Отчет о трудоустройстве населения за 19… год.
3.2. Порядок получения кодов по ОКПО, СОАТО, ОКУД и другим классификаторам устанавливается положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации, разработанными министерствами, ведомствами, со юзными республик ами и согласованными с Госстандартом.
3.3. Дата изготовления документа должна оформляться цифровым способом, и элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 19 июля 1985 г. следует оформлять 19078 5 или 19.07.85.
Допускается по усмотрению министерств и ведомств в зависимости от назначения документа приводить элементы даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
В машинограммах, содержащих сведения финансового характера, применяют словесно – цифровой способ оформления дат: 19 июля 1985 г. или 19 июля 1985 года.
3.4. В реквизите «Код лица, утвердившего документ» указывают должностное лицо организации, имеющее право подписи документов. Право подписи документов должно фиксироваться в регламентах работы, в положениях о структурн ых подразделения х, должностных инструкциях.
Для машинограмм реквизит «Код лица, утвердившего документ» должен состоять из идентификационного кода, должности и фамилии утвердившего документ.
3.5. 6 Для размещения на магнитной ленте обязательных реквизитов, придающих информационной записи юридическую силу, в ГОСТ 6.10.3-83 предусматривается два ти па полей данн ых – идентификационные поля и поле обязательных реквизитов.
Если документ записан на нескольких машинных носителях, идентификационное поле и поле обязательных реквизитов располагаются на первом машинном носителе.
Размещение обязательных реквизитов на двух типах полей данных объясняется требованиями ГОСТ 6.10.3-83 по формированию структуры информационной записи на машинных носителях.
3.6. Месторасположение обязательных реквизитов в машинограммах определяется государственными стандартами на УСД или отраслевыми нормативно – техническими документами.
4.1. На основе подлинников документов на машинных носителях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копи и.
4.2. При создании дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты:
код оператора, создавшего дубликат, копию.
Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:
К – копия.
При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинн ом носителе и ма шинограммы, или лица, утвердившего документ.
4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п. 4. 2.
4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям – пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.
4.5. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их количество в каждом конкретном случае принимается по согласованию между сторонами – участниками Договора ил и обязательного для сторон нормативного акта.
Приложение 2 (рекомендуемое)
1. Состав и содержание первичных документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители.
2. Виды машинных носителей, участвующих в обмене информацией вычислительных центров министерств и ведомств.
3. Виды и размеры ответственности за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях.
4. Определение условий, позволяющих идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации.
5. Определение условий придания юридической силы документам на машинных носителях, полученным в процессе автоматизированного решения задач.
6. Порядок и условия, обеспечивающие сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа.
7. Условия возврата документов на машинных носителях.
8. Условия передачи документов на машинных носителях.
9. Состав дополнительных реквизитов, необходимых для обмена документами на машинных носителях, и требования к их применению.
10. Регламентация использования в обмене дубликатов или копий документов на машинных носителях и их количества.
11. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе.
Примечания
1. В данных Методических указаниях учтены отдельные положения, приведенные во «Временных общеотраслевых руководящих указаниях о придании юридической силы документам на магни тной ленте и бу мажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники», утвержденных Постановлением ГКНТ от 20 апреля 1981 г. N 100 (см. Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР N 9 за 1981 год).
2. Вопросы использования в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно – вычислительной техники, решены в Инструктивных указа ниях об использ овании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно – вычислительной техники, Госарбитража СССР от 29 июня 1979 г. N И-1-4 (см. Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР N 1 з а 1980 год).
3. Вопросы по защите данных, записанных на магнитных машинных носителях, от несанкционированного доступа освещены в «Руководящих методических материалах по защите информации в электронных системах», утвержденных ГКНТ в 1981 году.
4. Методические указания РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях» разработаны ВНИИДАД Главархива СССР, утверждены Постановлением Госстандарта от 25 д екабря 1984 г. N 4895 со сроком введения с 1 января 1986 г.
5. Порядок и срок внесения изменений касаются подлинников, дубликатов и копий
6. Данный пункт приводится в извлечении.