Утверждаю

                                       Директор ____________________

                                    "______"_____________ 200_г.

 

А К Т

 

по результатам проверки наличия служебных

документов и  документационного  обеспечения

управления __________(наименование учреждения)

 

Санкт-Петербург                                                                               "___"200__г.

 

 

     В соответствии   с   приказом   директора    ______________    от "___"200__г.   Экспертно-проверочной комиссией в составе:

Председатель комиссии: (должность, фамилия и инициалы)

Члены комиссии: (должность, фамилия  и  инициалы. 

Члены  комиссии указываются в алфавитном порядке)

в присутствии: (должность, фамилия, инициалы с указанием с какого времени в занимаемой должности руководители служб документации,  кадрового  органа  и  бухгалтерии, представляющих документообъем для проверки)

 

ПРОВЕРКОЙ   УСТАНОВЛЕНО:

 

     1.Наличие, полнота, качество отработки и выполнение должностными лицами организационно-планирующей документации по  документационному  обеспечению  (отмечается  соответствие    требованиям ЕГСДОУ и другим нормативным документам по документационному обеспечению управления и указывается на имеющиеся недостатки).

 

     2.Размещение и оборудование помещений служб документации, их охрана (отмечается соответствие требованиям  ЕГСДОУ  и другим нормативным документам по документационному  обеспечению  управления и указывается на имеющиеся недостатки).

 

     3.Комиссия  проверила и установила  наличие следующих служебных документов и материалов:

     -архивные дела, книги и  журналы учета, согласно инвентарной книге с № 1 по №___,  за исключением уничтоженных и переданных на дальнейшее хранение установленным порядком;

     -служебные документы в делах инв.№№___,___,___,___,___, правильность оформления и обращение с делами;

     -дела, книги и журналы учета по номенклатуре 199__г. с № 1 по №_____;

     -исходящие служебные документы, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением  отправленных адресатам и уничтоженных установленным порядком;

     -входящие служебные документы, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением отправленных  адресатам  и уничтоженных установленным порядком;

     -издания с грифом  "Для служебного пользования",  согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением отправленных адресатам и уничтоженных установленным порядком;

     -бланки строгой отчетности, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением использованных по назначению и уничтоженных установленным порядком как брак;

     -рабочие тетради, согласно журналу учета №___ с № 1 по №___ за исключением уничтоженных установленным порядком;

     -приказы руководителя учреждения по основной деятельности, согласно книге №___ с № 1 по №___;

     -приказы руководителя учреждения по личному составу, согласно книге №___ с № 1 по №___;

     -печати и штампы, согласно книге №___ с № 1 по №___, за исключением уничтоженных и списанных установленным порядком;

     -металлические хранилища и ключи к ним, согласно книге №___ c № 1 по №___, за исключением списанных установленным порядком;

     -личные дела на рабочих и служащих, согласно книге №___, с № 1 по №___, за исключением отправленных и уничтоженных установленным порядком;

     -карточки по учету личного состава (ф.Т-2), сгруппированных в дело №___ том 1 на ___листах и том 2 на ____ листах, согласно книге №___, за исключением переданных на архивное хранение установленным порядком;

     -лицевые счета на рабочих и служащих, сгруппированных в дело №___ том 1 на ____ листах и том 2 на ____ листах, согласно книге №____, за исключением переданных на архивное хранение установленным порядком;

     -трудовые книжки рабочих и служащих, согласно книге № ____, с № 1 по № ____, за исключением выданных владельцам установленным порядком.

     Комиссия сверила акты на уничтоженные за проверяемый  период служебные документы и материалы, реестры, разносную книгу и установила, что все отметки об  уничтожении,  отправке,  переучете  в книгах и журналах учета произведены правильно (или неправильно).

     В результате комиссия установила, что все служебные документы и материалы оказались в наличии. (Если служебные  документы  и материалы комиссии представлены не полностью, то в акте необходимо указать наименование и номера непредъявленных документов).

 

     4.Комиссией проверен порядок приема, отправки, учета, доклада, размножения (порядок снятия копий или  выписок),  разработки, оформления служебных документов и обращения с ними.

     При проверке обнаружены следующие  недостатки:  (указываются вскрытые недостатки; наименование, дата и номер нормативного  документа, квалифицирующего недостатки и их причина).

 

     5.Уровень организационно-штатной структуры служб  документации и специальная подготовка его личного состава.

 

     6.Другие вопросы, которые комиссия считает необходимым изложить в акте. Если комиссия в период своей работы  проверяла  правильность переучета служебных документов в новые книги и журналы, то об этом указывается в акте отдельным пунктом.

 

В Ы В О Д: Организация и ведение документационного обеспечения в           _____________________________ (наименование учреждения) соответствует требованиям ЕГСДОУ и другим нормативным документам по документационному обеспечению.

          Все служебные документы и материалы, числящиеся по соответствующим книгам и журналам учета, имеются в наличии.

          Служебное делопроизводство за 199__г. ведением закрыто.

 

                    П Р Е Д Л О Ж Е Н И Я:

 

     1.В адрес администрации учреждения.

     2.В адрес исполнителей учреждения.

     3.В адрес работников служб документации учреждения.

     (В предложениях указываются рекомендации, способы и сроки устранения вскрытых при проверке недостатков).

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: План работы экспертно-проверочной комиссии, на 2-х л.

 

 

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ   (подпись)   инициалы и фамилия

 

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:   (подписи)   инициалы и фамилии

 

 

           


   С  АКТОМ  ОЗНАКОМЛЕНЫ:

 

                  (подписи)   инициалы и фамилии

     (присутствовавших при проверке должностных лиц,  поименованных в вводной части акта).

 

 

 

 

Отп.в 1экз.

Только в дело

Исп.(фамилия

председателя

комиссии)

 

ПРИМЕЧАНИЕ:

1.Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии  и  излагает свое мнение либо на оборотной стороне  последнего листа акта, либо на отдельном листе,  заверяемого подписями комиссии и прилагаемого к акту.

2.Все листы акта, кроме первого и последнего, и  приложений к нему на оборотной стороне заверяются подписями председателя и членов комиссии.

3.Акт является основанием для издания администрацией учреждения соответствующего распорядительного документа.