Утверждаю
Директор
____________________
"______"_____________
200_г.
А К Т
по результатам проверки наличия служебных
документов и
документационного обеспечения
управления __________(наименование
учреждения)
Санкт-Петербург "___"200__г.
В
соответствии с приказом
директора ______________ от "___"200__г.
Экспертно-проверочной комиссией в составе:
Председатель комиссии: (должность, фамилия и
инициалы)
Члены комиссии: (должность, фамилия и
инициалы.
Члены
комиссии указываются в алфавитном порядке)
в присутствии: (должность, фамилия, инициалы с
указанием с какого времени в занимаемой должности руководители служб
документации, кадрового органа
и бухгалтерии, представляющих
документообъем для проверки)
ПРОВЕРКОЙ
УСТАНОВЛЕНО:
1.Наличие, полнота, качество отработки и выполнение должностными лицами
организационно-планирующей документации по
документационному
обеспечению (отмечается соответствие требованиям ЕГСДОУ и другим нормативным документам по
документационному обеспечению управления и указывается на имеющиеся
недостатки).
2.Размещение и оборудование помещений служб документации, их охрана
(отмечается соответствие требованиям
ЕГСДОУ и другим нормативным
документам по документационному
обеспечению управления и
указывается на имеющиеся недостатки).
3.Комиссия проверила и
установила наличие следующих служебных
документов и материалов:
-архивные дела, книги и журналы
учета, согласно инвентарной книге с № 1 по №___, за исключением уничтоженных и переданных на дальнейшее хранение
установленным порядком;
-служебные документы в делах инв.№№___,___,___,___,___, правильность
оформления и обращение с делами;
-дела,
книги и журналы учета по номенклатуре 199__г. с № 1 по №_____;
-исходящие
служебные документы, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением отправленных адресатам и уничтоженных
установленным порядком;
-входящие служебные документы, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за
исключением отправленных адресатам и уничтоженных установленным порядком;
-издания
с грифом "Для служебного
пользования", согласно журналу
№___ с № 1 по №_____, за исключением отправленных адресатам и уничтоженных
установленным порядком;
-бланки
строгой отчетности, согласно журналу №___ с № 1 по №_____, за исключением
использованных по назначению и уничтоженных установленным порядком как брак;
-рабочие
тетради, согласно журналу учета №___ с № 1 по №___ за исключением уничтоженных
установленным порядком;
-приказы
руководителя учреждения по основной деятельности, согласно книге №___ с № 1 по
№___;
-приказы
руководителя учреждения по личному составу, согласно книге №___ с № 1 по №___;
-печати
и штампы, согласно книге №___ с № 1 по №___, за исключением уничтоженных и
списанных установленным порядком;
-металлические хранилища и ключи к ним, согласно книге №___ c № 1 по
№___, за исключением списанных установленным порядком;
-личные
дела на рабочих и служащих, согласно книге №___, с № 1 по №___, за исключением
отправленных и уничтоженных установленным порядком;
-карточки по учету личного состава (ф.Т-2), сгруппированных в дело №___
том 1 на ___листах и том 2 на ____ листах, согласно книге №___, за исключением
переданных на архивное хранение установленным порядком;
-лицевые
счета на рабочих и служащих, сгруппированных в дело №___ том 1 на ____ листах и
том 2 на ____ листах, согласно книге №____, за исключением переданных на
архивное хранение установленным порядком;
-трудовые книжки рабочих и служащих, согласно книге № ____, с № 1 по №
____, за исключением выданных владельцам установленным порядком.
Комиссия
сверила акты на уничтоженные за проверяемый
период служебные документы и материалы, реестры, разносную книгу и
установила, что все отметки об
уничтожении, отправке, переучете
в книгах и журналах учета произведены правильно (или неправильно).
В
результате комиссия установила, что все служебные документы и материалы
оказались в наличии. (Если служебные
документы и материалы комиссии
представлены не полностью, то в акте необходимо указать наименование и номера
непредъявленных документов).
4.Комиссией проверен порядок приема, отправки, учета, доклада,
размножения (порядок снятия копий или
выписок), разработки, оформления
служебных документов и обращения с ними.
При
проверке обнаружены следующие
недостатки: (указываются
вскрытые недостатки; наименование, дата и номер нормативного документа, квалифицирующего недостатки и их
причина).
5.Уровень организационно-штатной структуры служб документации и специальная подготовка его
личного состава.
6.Другие
вопросы, которые комиссия считает необходимым изложить в акте. Если комиссия в
период своей работы проверяла правильность переучета служебных документов
в новые книги и журналы, то об этом указывается в акте отдельным пунктом.
В Ы В О Д: Организация и ведение документационного
обеспечения в
_____________________________ (наименование учреждения) соответствует
требованиям ЕГСДОУ и другим нормативным документам по документационному
обеспечению.
Все
служебные документы и материалы, числящиеся по соответствующим книгам и
журналам учета, имеются в наличии.
Служебное делопроизводство за 199__г. ведением закрыто.
П Р Е Д Л О Ж Е Н И Я:
1.В
адрес администрации учреждения.
2.В
адрес исполнителей учреждения.
3.В
адрес работников служб документации учреждения.
(В
предложениях указываются рекомендации, способы и сроки устранения вскрытых при проверке
недостатков).
ПРИЛОЖЕНИЕ: План работы экспертно-проверочной
комиссии, на 2-х л.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ (подпись) инициалы и
фамилия
ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:
(подписи) инициалы и фамилии
С АКТОМ
ОЗНАКОМЛЕНЫ:
(подписи) инициалы и
фамилии
(присутствовавших при проверке должностных лиц, поименованных в вводной части акта).
Отп.в 1экз.
Только в дело
Исп.(фамилия
председателя
комиссии)
ПРИМЕЧАНИЕ:
1.Лицо, имеющее замечания по содержанию акта, подписывает
его с указанием о своем несогласии
и излагает свое мнение либо на
оборотной стороне последнего листа
акта, либо на отдельном листе,
заверяемого подписями комиссии и прилагаемого к акту.
2.Все листы акта, кроме первого и последнего, и приложений к нему на оборотной стороне
заверяются подписями председателя и членов комиссии.
3.Акт является основанием для издания администрацией
учреждения соответствующего распорядительного документа.